۲۰
فروردين
مزایای مستند سازی
تعریف مستند سازی : مستند سازی شامل ثبت وضبط چگونگی اجرای گام به گام یک پروژه وفرآیند یک کار است.
در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلا‌قیت‌ها،تنگناها و مشکلات فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنان چه این تدابیر مستند شوند کمک مؤثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود.
مهم‌ترین مزایایی که می‌توان برای مستندسازی برشمرد به شرح زیر است:
- شفاف‌سازی و بیان دقیق ایده‌ها و رویه‌ها و تحکیم آنها برای طراحان و برای دیگران
- ثبت اطلاعات پروژه؛ نگهداری سوابق در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیت‌های گذشته برای اصلاحات و تطابق بیشتر برای رفع اشکالات
- برای جلوگیری از پراکندگی و پرهیز از تکرار غیر لازم کارها
- افزایش بهره‌وری شما (نویسنده مستندات(
- استفاده از مستندات به عنوان مرجع
- مشارکت در گسترش داده‌ها و منابع موجود حول یک موضوع
- افزایش دقت و کاهش خطا ها واشتباهات.
- قادر ساختن افراد به بررسی و کنترل کیفیت برنامه‌های اجرا شده ایجاد اعتماد در بیرون از سازمان
- حفظ منابع اطلا‌عاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه : منابع اطلا‌عاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شوند ازدوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار واطلا‌عات دوره بعد می‌شوند.
- تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی: عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.
- آشکار کردن نقص‌ها و نیاز‌های آماری و اطلا‌عاتی: همواره آمار و اطلاعات یکی از نیاز‌های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلاعات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستندسازی نقص‌های اطلا‌عاتی و آماری و جمع‌بندی آنها درنظام برنامه‌ریزی سازمان می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.
- مستندکردن مشکلات و تنگناها: برنامه‌ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستندکردن مشکلات و تنگناها و راه‌حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.
- هر یک از افراد/گروه‌ها می‌تواند پاسخگوی مجموعه فعالیت خود باشد
- امکان شناسایی فرایندهاوتعامل بین آنها.
- امکان به اشتراک گذاشتن منابع آموزش
- امکان محاسبه و تحلیل شاخص های عملکردی فرایند. کنترل تهیه عملیات ،امکانات وتجهیزات.
- امکان شفاف سازی وجلو گیری ازهر گونه ابهام در خصوص نحوه عملکرد فرایندی .
- امکان هدایت ،حمایت ونظارت مطلوب سازمان توسط مدیران ارشدو معیاری جهت سنجش عملکرد سازمان.
- انجام مرحله جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی سیستم‌ها برای اتوماسیون و در نتیجه صرفه‌جویی هنگفت در زمان و هزینه‌های مادی
- انتقال لایه لایه‌ی اطلاعات بین همکاران سازمانی، افزایش سطح آگاهی و تخصص کارمندان(بهبود ارتباطات وشفاف سازی)
- تحرک بخشیدن به کارمندان و ایجاد انگیزه در آنان جهت بهینه‌سازی کارهاوافزایش کار مفید کارمندان و در نتیجه افزایش بهره‌وری ایشان وعدم لطمه به ساختار درصورت غیبت افراد.
- تأمین امکان نظارت جمعی بر اجرای قوانین و رویه‌ها( ضمانت اجرای سیستم.)
مشکلات ناشی از عدم مستندسازی
- عدم تجربه‌اندوزی و استفاده از تجارب دیگران؛ در نتیجه عدم ایجاد ارزش افزود
- عدم بهینه‌سازی کارها و پیشرفت در امور
- عدم به روزرسانی قوانین و رویه‌ها و در نتیجه قدیمی و از رده خارج شدن‌شان
- ایجاد روحیه انحصارطلبی و گسترش این روحیه
- پاسخ‌گو نبودن مسئولین اجرایی
منبع: مستندسازی قوانین و رویه ها
سعید، علیحسینی : اهداف و برنامه ها - امور اداری و قضایی
- اصلاح نظام اداری
